Współpraca z wolontariuszami a kultura organizacji – Stowarzyszenie Pracownia Etnograficzna

Myśląc o swojej idealnej pracy zarówno zawodowej, jak i wolontariackiej, nie chcielibyśmy być jedynie biernymi wykonawcami poleceń zwierzchników. Większość ludzi chciałaby mieć możliwość, choć częściowego, decydowania o wykonywanej przez nich pracy. Oczekuje samodzielności i autonomii w pracy, liczenia się z ich zdaniem, szacunku ze strony przełożonych i współpracowników. Pracownicy chcieliby realizować interesujące zadania, które przyczyniałyby się do podniesienia ich kwalifikacji, oraz współpracować z kompetentnymi i inspirującymi ludźmi w przyjaznej atmosferze.

Czy w interesie osób zarządzających jest przeznaczanie swojej energii na to, aby wolontariusze czuli się doceniani i szanowani? Czy potrafią oni wskazać, co sprawia, że wolontariusze czują się zmotywowani do pracy? Czy organizacja pozarządowa potrafi budować długotrwałe relacje z wolontariuszami? Czy wolontariusze funkcjonujący w organizacji są świadomi jej misji oraz wprowadzani w zwyczaje w niej panujące? Oczywiście odpowiedzi na te pytania nie są jednoznaczne. Można natomiast śmiało powiedzieć, iż odpowiedzi, jakich udzieliłoby kierownictwo danej organizacji na postawione wyżej pytania będą jednocześnie odpowiedzią na pytanie o jej kulturę.

Mam doświadczenie we współpracy z kilkoma organizacjami pozarządowymi. Różnią się między sobą nie tylko wielkością, misją organizacji, działaniami, ale również panującym w nich klimatem. To właśnie ten specyficzny klimat pracy stanowi odzwierciedlenie kultury organizacji i jest jednym z istotnych powodów chęci związania naszej pracy zawodowej z daną organizacją pozarządową. Z moich obserwacji i doświadczeń wynika, że na kulturę organizacji składają się między innymi: nastawienie do pracy, stopień osobistej odpowiedzialności za pracę, zasady działania i osiągania postępów w organizacji.

Perspektywa postrzegania kultury organizacji przez pracownika zatrudnionego na stałe i wolontariusza jest zupełnie inna. Pracownicy postrzegają wolontariusza, głównie przez pryzmat realizacji zadań oraz cech wolontariusza takich jak sumienność, dokładność, terminowość czy odpowiedzialność. Z punktu widzenia kultury organizacyjnej, mogą uznać go za osobę zaangażowaną i dociekliwą historii organizacji oraz innych prowadzonych przez nią działań, lub skupioną wyłącznie na realizacji swojego zakresu obowiązków. Dla wolontariusza, na ogół znacznie ważniejsze od realizacji zadania, jest poznawanie otoczenia organizacji oraz ludzi ją tworzących. Możliwość poznania ciekawych ludzi pełnych pasji, ich życzliwość, docenienie za dobre wykonanie zadania mają dla wolontariusza często znacznie większe znaczenie niż sama działalność wolontariacka.

Dla wolontariuszy, którzy przychodzą do nowej organizacji ważne jest dobre poznanie członków zespołu, w którym mają pracować i zdobycie od nich informacji, jakie zwyczaje panują w danym miejscu pracy. Bywa, że wolontariusze opuszczali organizację, na rzecz której chcieli pomagać, przez brak orientacji w zasadach w niej panujących. Z powodu nieznajomości zasad określających stosunki między pracownikami, nieznajomości zasad pracy lub niewystarczającej wiedzy o obowiązkach i zwyczajach, wolontariusze chcieli przenosić niepisane wzorce i zasady z poprzedniego miejsca pracy.

W nowym miejscu podejmowania działań wolontariackich, duże znaczenie ma obecność życzliwej osoby z tejże organizacji, która wprowadza wolontariusza w nowe miejsce i przedstawia zespołowi pracowników. Taką osobą jest najczęściej koordynator wolontariuszy, będący łącznikiem między zespołem pracowniczym a wolontariuszami. W zależności od wielkości organizacji i zakresu zadań, jakie są realizowane z udziałem wolontariuszy, rolę tę może pełnić doświadczony pracownik zatrudniony na innym stanowisku w małych organizacjach lub osoba, która jest zatrudniona na stanowisku koordynatora i jej głównym zadaniem jest stworzenie przy organizacji grupy wolontariuszy i dbałość o ich rozwój. Obecność koordynatora daje wolontariuszom poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji oraz świadomość, że zawsze mogą spytać czy poprosić o pomoc, co jest szczególnie ważne na początku pracy i potrzebne dla skutecznej realizacji działań. To koordynator daje szansę zapoznania się wolontariuszom ze specyfiką danej organizacji i przyjrzeniu się jej zwyczajom. Koordynator powinien, poza entuzjazmem i otwartością na innych, wykazywać się odpowiedzialnością i umiejętnie dobierać zadania do możliwości i zainteresowań wolontariuszy.

Ważne z punktu widzenia kultury organizacji jest określenie zasad współpracy między wolontariuszem a organizacją, wypracowanie odpowiednich kanałów komunikacji oraz metod motywowania wolontariusza do działania. Istotną cechą dobrego koordynatora wolontariatu jest konsekwencja w respektowaniu wspólnie ustalonych z wolontariuszem zasad i umiejętność rozwiązywania konfliktów. Dobrowolność i bezpłatność działań nie powinny być barierą dla organizacji do pożegnania się z wolontariuszem nierzetelnym czy działającym na szkodę organizacji. Jednak styl pożegnania i uzasadnienie tej decyzji, tak by dla każdej ze stron jasne były jej motywy, świadczy o poziomie świadomości kultury organizacyjnej.

Każda organizacja posiada specyficzną dla siebie kulturę, która jest niepowtarzalna i charakteryzuje tylko i wyłącznie tę jedną organizację. Nieznajomość kultury organizacji sprawia, że nawet z pozoru jasne komunikaty jak „u nas świętuje się urodziny pracowników i wolontariuszy” mogą być zupełnie inaczej rozumiane przez nowego wolontariusza i pracownika z dłuższym stażem w tym miejscu pracy. W niektórych organizacjach oznacza to bowiem złożenie życzeń, w innych zaś preferuje się wręczenie prezentu solenizantowi. Są takie, które urządzają przyjęcia urodzinowe swym pracownikom i wolontariuszom, inne pod tym hasłem rozumieją spotkanie się całego zespołu w godzinach pracy przy kawie i dobrym ciastku. Ten przykład pokazuje jak niejednoznaczne bywają komunikaty udzielane osobom dopiero przychodzącym do organizacji, a które dla pracowników z dłuższym stażem wydają się oczywiste. Brak znajomości kultury organizacji, niepisanych zasad w niej panujących, swoistego kodu znaczeń może przyczynić się do wielu nieporozumień i rozczarowań wśród pracowników i wolontariuszy. Zadaniem koordynatora jest adaptacja i wdrożenie nowego wolontariusza do organizacji, a także przygotowanie organizacji do przybycia wolontariusza. Adaptacja ta ma na celu nie tylko poznanie przez wolontariusza zasad związanych z realizacją zadań, odbiorców pomocy wolontariackiej, ale również niepisanych reguł obowiązujących w danej organizacji.

W przypadku znacznej części pracowników, jak i wolontariuszy wielu organizacji, uczenie się tej kultury organizacyjnej następuje w sposób bezrefleksyjny, spontaniczny. Wolontariusz czy pracownik przychodzący do organizacji, stopniowo utrwala sobie określone wzorce bez specjalnej analizy tego, co zaobserwował. Warto zadbać o poczucie partycypacji członków zespołu, zarówno pracowników, jak i doświadczonych wolontariuszy, w decyzjach i działaniach strategicznych organizacji. Podejmowanie inicjatyw przez członków zespołu pozwala zwiększyć ich poczucie kreatywności oraz identyfikacji z zespołem i misją organizacji.

Niezwykle istotne jest, aby organizacja była wiarygodna wobec wolontariuszy. Zdarzają się sytuacje, w których organizacje promowały się jako przyjazne wolontariuszom i zachęcały do zaangażowania w ich projekty, a po przybyciu chętnych, nikt z pracowników nie miał czasu się nimi zająć, aby rozwiać wątpliwości czy wytłumaczyć szczegóły zadania. A przecież realizacja zadania, jakim jest adaptowanie nowych osób do kultury organizacji i troska o należyte docenianie ich wysiłku, to jedno z podstawowych zadań pracodawcy. Realizacja nieodpłatnej pracy świadczonej przez ochotników wiąże się z ich motywowaniem i wspieraniem w zdobywaniu doświadczenia zawodowego, jak również dostosowaniem zadań zgodnie z ich dotychczasowym doświadczeniem oraz stażem pracy w organizacji. Konieczne jest, promowana kultura organizacji znalazła swoje odbicie w systemie zarządzania, który będzie stosował się do jej wartości.

Rola kultury organizacji jest nieoceniona w integracji zespołu pracowników i wolontariuszy. Kultura organizacji zespala ludzi i ze zbioru różnych osobowości, przekonań i zdolności, jakimi są członkowie zespołu, buduje tożsamość organizacji. Wolontariusze mogą być dla organizacji wizytówką i jednym z kanałów komunikacyjnych służących budowaniu wiarygodności organizacji pozarządowej. Co więcej, zapał, energia wolontariuszy oraz ich świeże spojrzenie pozwalają spojrzeć na organizację z dystansu i na nowo ją wzbogacać.

Świadomość kultury organizacyjnej pozwala na uniknięcie nieporozumień w pracy zawodowej z wolontariuszami jak i z zespołem pracowników. Reguły, te oficjalne, i te niepisane, składające się na całość, jaką nazywamy „kulturą organizacji”, są dla nowych pracowników i wolontariuszy wskazówką, co jest niepożądane, a jakie działania spotykają się z aprobatą w danej organizacji.

Od czego zaś ma zacząć wolontariusz aby dobrze realizować się w organizacji? Przede wszystkim powinien odpowiedzieć sobie na pytania:

W jakiej pracy dobrze się czuję? (np. praca administracyjna czy może twórcza)
Jaki styl pracy preferuję? (np. zespołowy czy indywidualny)
Jakimi ludźmi chciałbym się otaczać? (nastawionymi koleżeńsko czy na rywalizację)

Należy przy tym pamiętać, aby odpowiadając na powyższe pytania brać pod uwagę ograniczenia, jakie nakłada na nas nasza profesja.

Peter Drucker twierdził, iż „wszystkie organizacje, którym udało się coś osiągnąć, bazowały na wielkości ducha swoich ludzi” (Drucker 1995). Jego zdaniem, najważniejszym warunkiem skuteczności organizacji są ludzie ją tworzący. Ważny jest także odpowiedni klimat organizacyjny, duch organizacji – od niego zależeć będzie, czy człowiek wydobędzie z siebie to, co w nim najlepsze i po ośmiu godzinach w biurze będzie wychodził zmęczony, ale zadowolony i z poczuciem, że jest cenionym pracownikiem czy wolontariuszem.

Katarzyna Ornarowicz (Lisińska)

Bibliografia:
Drucker P.F., Zarządzanie organizacją pozarządową. Teoria i praktyka, Warszawa 1995
Zbigień-Maciąg L., Kultura w organizacji. Identyfikacja kultur znanych firm, Wydawnictwo Naukowe PWN S.A., Warszawa 1999

Artykuł pochodzi z publikacji ARAA wydanej w ramach projektu Akademia Rozwoju Animacyjnej Aktywności – ARAA 2013. Bezpłatną publikację można pobrać tutaj.

AKADEMIA ROZWOJU ANIMACYJNEJ AKTYWNOŚCI – ARAA 2013
Projekt realizowany przez Stowarzyszenie „Pracownia Etnograficzna” im. Witolda Dynowskiego.
Partnerem projektu jest Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej UW.
Patronat medialny nad projektem objął portal internetowy Platforma Kultury.
Honorowy patronat nad projektem objął Marszałek Woj. Mazowieckiego Pan Adam Struzik.
Projekt dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Projekt współfinansuje m.st. Warszawa.