Budowanie partnerstw

Pomysł na realizację Akademii Rozwoju Animacyjnej Aktywności 2009 dojrzewał przez ponad dwa lata w głowach kilku osób. Gdy wreszcie przyszło do spisywania go w formie wniosku do Funduszu Inicjatyw Obywatelskich okazało się, że realizacja wszystkiego, co zostało w nim założone, w takiej formie jaką zakładano, będzie niezmiernie trudna. Stowarzyszenie „Pracownia Etnograficzna” nie posiadało wtedy wystarczających zasobów. Dlatego postanowiłyśmy poszukać organizacji i instytucji, które mogłyby włączyć się w realizację projektu.

Przede wszystkim należało zapewnić możliwości materialne realizacji projektu, czyli miejsce, w którym mogłyby odbywać się szkolenia stacjonarne. Był to wielki problem, gdyż aby mieć szansę na omówienie wszystkich niezbędnych zagadnień w trakcie warsztatów, potrzebowałyśmy mieć dostęp do sali aż na 10 dni! Koszt takiej sali pochłonąłby ogromną część naszego budżetu, uniemożliwiając realizację innych elementów projektu, np. tygodniowej wizyty studyjnej. W takim wypadku niezbędne było znalezienie partnerów dysponujących salami, którzy zgodziliby się nam udostępnić przestrzeń za darmo. Mogłoby się wydawać, że dla organizacji partnerskiej jest to „kiepski interes” – udostępnić na 10 dni salę na nie swój projekt i jeszcze nic na tym nie zarobić! W rzeczywistości jednak, działalności organizacji pozarządowych i instytucji kultury nie można mierzyć tą samą miarą co firm komercyjnych. Udostępnienie miejsca innej organizacji na społeczny projekt (na którym organizacja nie zarabia) jest także działalnością społeczną, co znaczy, że organizacja partnerska w ten sposób także realizuje swoją misję. Podobnie do organizacji pozarządowych działają finansowane publicznie instytucje np. domy kultury.

Partnerstwo lub bycie partnerem jest korzystnym rozwiązaniem dla małych, niedoświadczonych organizacji, które mają pomysły, ale brakuje im zasobów – czy to ludzkich, czy materialnych czy też wreszcie finansowych – aby móc zrealizować wymarzony projekt. Dzięki partnerstwu z organizacją bardziej doświadczoną, mniejsza organizacja ma szansę zdobyć doświadczenie, aby w przyszłości samodzielnie realizować projekty lub zająć rolę organizacji przewodzącej projektowi. Ważnym pozytywnym aspektem partnerstwa jest także podniesienie wiarygodności organizacji w oczach innych instytucji, także grantodawczych oraz potencjalnych sponsorów. W każdym wniosku aplikacyjnym należy wypełnić rubrykę przeznaczoną na opis działań organizacji, także tych podejmowanych w partnerstwie. Jeśli nasza organizacja może pochwalić się współpracą z większymi, znanymi w środowisku organizacjami i instytucjami, warto taką informację umieścić we wniosku.

Bardziej „miękkimi”, a równie pozytywnymi rezultatami zawierania partnerstw, czy to jako lider czy jako partner, jest rozwijanie sieci powiązań i relacji między naszą organizacją a innymi. Im więcej osób z różnych organizacji znamy, tym łatwiej nam w późniejszych etapach pozyskać partnera, zaprosić na szkolenie świetnego trenera czy ciekawego prelegenta na konferencję albo autora do publikacji. Zwiększamy też szansę na to, że i my zostaniemy zaproszeni do udziału w czyimś projekcie.

Dla większych organizacji wchodzenie w partnerstwa to okazja do realizacji swoich działań statutowych oraz przekazywania wiedzy. Często także wielkie organizacje łączą się w różnego rodzaju koalicje i związki, aby zwiększyć siłę oddziaływania np. ogólnokrajowej kampanii. W przypadku firm, wszelkie związki są ryzykowne i wymagają kalkulacji, czy wspólnie wypracowany zysk podzielony między partnerów, starczy na pokrycie ich kosztów i zarobek? W świecie działalności społecznej zysk jest niepodzielny – jest nim zmiana społeczna. Im większa liczba organizacji pracuje na tę zmianę, tym większą mają szansę powodzenia i jednocześnie zasługi każdego z partnerów nie są pomniejszane przez zasługi innych.

Ryzykiem wchodzenia w partnerstwa są zawsze potencjalne konflikty. O tym należy pamiętać: partner to nie podwykonawca, który wykonuje zleconą pracę dokładnie według wytycznych zleceniodawcy. Partner powinien mieć możliwość wpłynięcia na ostateczny kształt projektu i prawo głosu. Dlatego zawsze rolę partnerów należy omówić i doprecyzować, aby każda ze stron miała możliwość przedstawienia, jak wyobraża sobie współpracę i wzajemne kontakty.

W ramach partnerstw, organizacje proponują także zawsze bardzo proste, wymierne korzyści, takie jak umieszczanie logotypów na materiałach promocyjnych, prezentowanie roli partnera w publikacjach i wywiadach dotyczących projektu, czy takie korzyści jak miejsce na organizowanym atrakcyjnym szkoleniu dla członka organizacji partnerskiej.

Tym, czego obawiają się niewielkie organizacje wchodzące w partnerstwa z większymi organizacjami, jest „zniknięcie w cieniu” wielkiego towarzysza. W przypadku dobrze przemyślanego i zaplanowanego partnerstwa ryzyko to w zasadzie jest zniwelowane, gdyż partnerzy znają swoje role i zadania. Być może, dzieje się tak wtedy, gdy jedna z organizacji nie jest jeszcze przygotowana do zarządzania projektem, a wówczas większy, bardziej doświadczony partner wysuwa się na plan pierwszy.

No dobrze – ale jak znaleźć partnera, który gotów jest, często udostępniając nam nieodpłatnie pomieszczenia, sprzęt i czas, pomóc w realizacji projektu? Warto być na bieżąco z tym, jakie organizacje działają w naszej okolicy lub w miejscu, gdzie chcemy działać, by w odpowiednim czasie starać się znaleźć taką, która ma cele zbieżne z naszymi. Włączenie się w projekt przyniesie jej korzyści w postaci realizacji działań statutowych i powiększaniu doświadczenia. Wiele organizacji poszukuje partnerów posługując się osobistymi lub zawodowymi kontaktami swoich członków. Większość osób działających w „ngos’ach”, angażuje się w szereg różnych działań i stąd zna wiele osób z różnych organizacji. Nie warto bagatelizować też sposobów bardziej formalnych, czyli np. przeglądania bazy organizacji na www.ngo.pl lub zamieszczenia na tym portalu, w odpowiednim dziale, ogłoszenia o poszukiwaniu partnera. Może to zaowocować poznaniem organizacji, o której wcześniej nie wiedzieliśmy, a która wniesie cenny wkład w naszą działalność! Jeśli szukamy sprzętu lub miejsca, warto zgłosić się z propozycją współpracy do instytucji kultury, gmin i samorządów, które często statutowo wspierają działalność organizacji pozarządowych na swoim terenie.

Starając się zachęcić partnera do współpracy i przedstawić mu projekt, warto przygotować uprzednio krótki opis celu projektu oraz list intencyjny. W liście intencyjnym powinno się zaprezentować potencjalnemu partnerowi korzyści włączenia się w projekt oraz wyjaśnienie, dlaczego naszym zdaniem właśnie ta organizacja mogłaby z nami współpracować. Ani opis, ani list intencyjny, nie powinny być zbyt długie – na wyjaśnianie niuansów przyjdzie czas podczas bezpośredniej rozmowy. W liście trzeba pamiętać o podaniu pełnej nazwy i innych danych naszej organizacji, o prawidłowym zatytułowaniu listu (do prezesa/prezeski, dyrektora X, kierowniczki Y…), a także o estetyce: tekst powinien być wyjustowany, z zostawionym „światłem” między wierszami, no i oczywiście bez błędów ortograficznych i literówek! Można zamieścić logo naszej organizacji lub projektu. Warto podać, kto z ramienia naszej organizacji jest odpowiedzialny za projekt i zamieścić bezpośredni kontakt do tej osoby. List powinien być opatrzony pieczęcią organizacji i podpisany przez koordynatora lub prezesa/prezeskę zarządu.

Umowa partnerska nie ma skodyfikowanej formy prawnej. Zwykle podaje się na początku pełne nazwy, adresy oraz formy prawne obu organizacji i osoby mające prawo reprezentować organizację, podejmować zobowiązania. Następnie należy opisać zadania, jakich podejmują się partnerzy oraz zobowiązania organizacji-liderki w stosunku do partnerów – czy musi np. zapewnić materiały, przestrzeń, sprzęt do realizacji zadań partnerów, a także promocję partnera czyli np. umieszczanie logotypu na materiałach promocyjnych. W umowie należy określić także sposób, w jaki organizacje mogą odstąpić od umowy. W umowach dotyczących dużych projektów, w których partner np. zarządza częścią budżetu, powinien znaleźć się także zakres odpowiedzialności za rozliczenie. Umowa w dwóch egzemplarzach musi być sygnowana przez przedstawicieli obu stron.

W praktyce często, zwłaszcza gdy chodzi o projekty realizowane niskim kosztem lub bezkosztowo, partnerstwo zawiera się w formie umowy ustnej. Nie ma w tym nic złego, ale zawsze należy przynajmniej raz spotkać się z partnerem i omówić wzajemne oczekiwania.

W partnerstwie zawsze jest jedna organizacja-liderka, na której spoczywa odpowiedzialność za powodzenie całego projektu, animowanie współpracy, a także, zwykle, za rozliczenie finansowe i merytoryczne oraz zarządzanie budżetem i harmonogramem. Aby współpraca się udała, wszyscy powinni wiedzieć, kto jest liderem.

W projekt ARAA byli zaangażowani partnerzy, bez których nie udałoby się zrealizować projektu. Dom Kultury Śródmieście udostępnił nam salę na część szkoleń stacjonarnych w Warszawie, oraz sprzęt potrzebny podczas szkoleń. Mazowieckie Centrum Kultury i Sztuki udostępniło salę na potrzeby części szkoleń oraz sprzęt. Dzięki tym dwóm instytucjom nasz projekt miał niezbędny dla Funduszu Inicjatyw Obywatelskich tzw. „wkład własny” i mogłyśmy wnioskować o dofinansowanie go.

Stowarzyszenie Autokreacja zgodziło się wesprzeć nas podczas poszukiwania konsultantów dla naszych uczestników. Grupa EFTE przygotowała szkolenie z zakresu ekologicznego biura i etycznego projektu oraz pomogła zaplanować te aspekty w naszym projekcie.

Marta Marciniak-Mierzejewska

Artykuł pochodzi z publikacji ARAA wydanej w ramach projektu Akademia Rozwoju Animacyjnej Aktywności – ARAA 2013. Bezpłatną publikację można pobrać tutaj.

AKADEMIA ROZWOJU ANIMACYJNEJ AKTYWNOŚCI – ARAA 2013
Projekt realizowany przez Stowarzyszenie „Pracownia Etnograficzna” im. Witolda Dynowskiego.
Partnerem projektu jest Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej UW.
Patronat medialny nad projektem objął portal internetowy Platforma Kultury.
Honorowy patronat nad projektem objął Marszałek Woj. Mazowieckiego Pan Adam Struzik.
Projekt dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Projekt współfinansuje m.st. Warszawa.