Gwoździe programu – elementy wniosku, dobre przykłady i dobre rady

1. Pomysł

Od tego się zawsze zaczyna. Zanim zaczniemy wypełniać wniosek, zróbmy małą kwerendę. Sprawdźmy, czy dany pomysł już nie został zrealizowany w ostatnim czasie w naszym środowisku. Jeśli tak, może warto nieco go przeformułować. Zastanówmy się, czy na pewno dobrze wszystko przemyśleliśmy – czy mamy czas, ludzi, zapał, czy wiemy jaki ma być efekt.

Jeśli jesteśmy pewni, że właśnie tym chcemy się zająć w najbliższym czasie, spiszmy luźno na kartce zamierzenia, cele i potrzeby. To będzie miało związek z późniejszym budowaniem harmonogramu i budżetu.

2. Dokumentacja i dane organizacji

Na początek przeczytajmy regulamin konkursu i sprawdźmy dokładnie jakie podmioty mogą składać wnioski. Zawsze trzeba wskazać nasz status prawny. Pamiętajmy również o sprawdzeniu jakie dokumenty są potrzebne jako załączniki do wniosku i czy ewentualnie uda nam się je zebrać w terminie – potwierdzenie partnera projektu np. w postaci listu intencyjnego, KRS – zazwyczaj jest ważny 3 miesiące, sprawozdanie merytoryczne i finansowe za ostatni rok, a czasem bilans wydatków z roku bieżącego.

Będą nam potrzebne wszystkie dane organizacji: numer KRS, REGON i NIP (zdarza się, że w przypadku nowozałożonych organizacji NIP nie jest niezbędny przy składaniu wniosku, za to jest już potrzebny przy podpisywaniu umowy), data założenia, numer konta bankowego i inne (adres, dane kontaktowe itp.).

Następnie zazwyczaj donator wymaga udokumentowania we wniosku podstaw do złożenia projektu w danym konkursie poprzez sprawdzenie zakresu działalności statutowej, mimo że statut prawie zawsze musi stanowić załącznik do składanego projektu.

3. Nazwa, miejsce i cel

Nazwa nie jest szczególnie istotna dla grantodawców, ale za to jest bardzo istotna dla odbiorców i samej organizacji. Zależnie od tego, do kogo jest skierowana, musi być odpowiednio tajemnicza lub bardzo oczywista. Jeśli chcemy dotrzeć do określonej, wąskiej grupy zainteresowanych, możemy posłużyć się ich językiem, jeśli natomiast projekt ma być szeroki i ogólnodostępny lub np. jest innowacyjny, słusznie będzie, jeśli nazwa będzie czytelna i zrozumiała dla wszystkich. Im prościej tym lepiej, bo wtedy wszyscy na tym skorzystają.

Miejsce również ma związek z wiarygodnością całego projektu. Więcej ludzi zainteresuje wystawa w znanej i prestiżowej galerii niż w nieznanym miejscu, choć oczywiście istnieją wyjątki, uzależnione od tego, co chcemy osiągnąć. Prestiżowa galeria samoistnie przyciągnie ludzi. Miejsce znane tylko nam to ryzyko, że przyjdą tylko nasi znajomi.

Cel to odpowiedź na pytanie – po co piszemy ten wniosek, czyli co chcemy osiągnąć, co zmienić. Cel musi być jasno sformułowany, klarowny dla wszystkich, łatwo sprawdzalny, zawężony do realnych rozmiarów. Lepiej napisać o tym, że chcemy by uczniowie danej szkoły (czyli 120 osób) nabrali nawyków codziennej gimnastyki, niż pisać, że chcemy, by ludzie częściej się gimnastykowali. Lepiej wymienić kilka najważniejszych, i co istotne, realnych założeń niż zapełnić kartkę banałami.

4. Opis zadania

To miejsce na udowodnienie zasadności przyznania dotacji na zrealizowanie naszego projektu, czyli przekonania grantodawcy, że nasz projekt jest najlepszy i że doskonale wiemy, jak będzie przebiegał. Należy więc krok po kroku przedstawić etapy projektu, ew. program wydarzenia, opisać założenia i wstępnie napisać o rezultatach (zazwyczaj miejsce na zakładane rezultaty projektu jest dalej). Pamiętajmy, że wszystko musimy pisać tak, jakby odbiorcą był ktoś, kto się na tym zupełnie nie zna. Przedstawiamy po prostu po kolei to, co chcemy zrobić.

Zazwyczaj ciężko jest z przełożeniem na tekst tego, co nam siedzi w głowie. Warto więc zadbać o to, by przed złożeniem wniosku, przeczytały go jeszcze dwie osoby – ktoś z organizacji i ktoś zupełnie niezależny. Opis powinien zmieścić się na 1 do 2 stronach. Dlatego musi być zwięzły, zbudowany na konkretach i łatwo wyobrażalnych założeniach.

Dobra rada – pamiętajmy o układzie wizualnym tekstu – żeby było przejrzyście, może w punktach, oddzielnych akapitach. Dzięki temu łatwiej się czyta i łatwiej dociera do poszukiwanych fragmentów.

5. Harmonogram

Nie ma zazwyczaj wymogów jak dokładnie ma on wyglądać. Potrzebny jest minimum harmonogram miesięczny. Przy wydarzeniach, projektach, które mają kulminację, im bliżej końca, tym bardziej potrzebne są odstępy tygodniowe, a nawet dzienne. Na przykład: lipiec 2010: spotkanie z władzami w sprawie wydania zgody na…, pozyskanie współpracowników/wolontariuszy, przygotowanie materiałów… itd. Nie musimy pisać bardzo szczegółowo, ważne są poszczególne etapy działania, a nie konkretne nazwiska czy miejsca; grudzień 2010: 1-3 spotkania z rodzicami, 4-7 spotkania z uczniami, 8-9 zawieszenie plakatów zapraszających na finał; 10-20 przygotowanie wydarzeń finałowych, 21 grudnia – finał.

Czasem donatorzy wymagają dodatkowo, żeby w harmonogramie umieścić liczbową skalę działań. Musimy więc dopisać, że spodziewamy się, że na spotkania przyjdzie po ok. 40 osób, że będzie 50 plakatów oraz, że na finał przyjdzie ok. 100 osób.

6. Rezultaty

Tu w kilku/kilkunastu punktach należy wypisać co zmieni projekt, jaki da efekt – np. dzieci z 40 sopockich rodzin wyjadą na kolonie, rozpocznie się proces przyjmowania dzieci z innych miast do domów na wakacje, będzie można skonfrontować opinie rodziców i nauczycieli na temat…, co poskutkuje zmianą statutu szkoły itd. Tu znów liczą się konkrety, realne rezultaty i realne dane, nawet jeśli efektem nie jest wybudowanie szkoły, a zapewnienie kilkorgu dzieciom domu na święta.

7. Budżet

To najtrudniejsza część wniosku. Musi być zrobiony bardzo rozważnie, powoli i przewidująco. W budżecie poszczególne koszty podzielone są na bloki. Są więc koszty osobowe, merytoryczne, administracyjne/organizacyjne, zaplecze, promocja itp. – różnie nazywane. W podziale tym chodzi o to, by po pierwsze wskazać rozłożenie kosztów na np. koszty wynagrodzeń – koordynator, pozostali pracownicy i jaki to procent całości dotacji, a także jaki procent to koszty merytoryczne i czy nasz czynsz i wynagrodzenie koordynatora nie są większe niż wszystkie pozostałe pozycje budżetu.

Zazwyczaj donatorzy ograniczają tego typu sytuacje podając, ile procent dotacji może zostać wydane w każdym z obszarów budżetowych – np. koszty osobowe do 10%, promocja do 5% itd.

Musimy przewidzieć różne sytuacje – np., że może nam się przydać papier do xero, taśma klejąca i nożyczki. Wtedy w kosztach organizacyjnych należy wpisać pozycję materiały biurowe. Jeśli jest taka możliwość, im mniej szczegółowo można nazwać daną pozycję, tym później mamy większe pole manewru – może się okazać, że potrzebne są też flamastry.

Jeśli czegoś nie umieścimy w budżecie, np. materiałów pocztowych, będziemy musieli kupić je za własne pieniądze lub jeśli okaże się, że zostały nam pieniądze w innym punkcie budżetowym, wtedy za zgodą donatora możemy je przenieść np. z materiałów biurowych lub taksówek na znaczki itp.

Często donatorzy w umowie wyraźnie zaznaczają, gdzie i skąd pieniądze można przenieść, a skąd nie. Często nie można zwiększać wynagrodzeń, promocji, a nawet kosztów administracyjnych czy organizacyjnych, a wtedy czeka nas kupowanie znaczków z własnego wynagrodzenia.

Zazwyczaj potrzebny jest minimalny wkład własny. Może on być finansowy i niefinansowy. Wkład finansowy może pochodzić z pieniędzy organizacji, ale też mogą to być pieniądze, które już otrzymaliśmy od innego grantodawcy czy sponsora. Wkład niefinansowy to zazwyczaj praca wolontariuszy, ale też pozyskane bezpłatnie pomieszczenia do pracy, materiały papiernicze itp. – czyli wkład sponsorski, który jedynie się wycenia. Zawsze trzeba podać skąd pochodzą pozostałe środki przeznaczone na realizację projektu.

8. Informacje dodatkowe

Partnerzy projektu – zazwyczaj to te instytucje, które również przeznaczają na realizację projektu jakieś fundusze. Trzeba z nimi potem podpisać umowy partnerskie, do wniosku dołączając oświadczenia o chęci współpracy. Partnerzy wykonują część ze wskazanych we wniosku punktów zadania.

Zasoby kadrowe – CV koordynatorów i kluczowych pracowników w skrócie. Oczywiście warto wskazać na doświadczenie i/lub wykształcenie w danej dziedzinie. Doświadczenie organizacji w realizacji podobnych projektów – czyli CV organizacji w skrócie.

Podwykonawcy – firmy, instytucje zewnętrzne, którym zlecamy wykonanie większej części zadania. Należy przeczytać co przez donatora oznacza termin podwykonawca. Nie są nimi zazwyczaj firmy, którym zlecamy wykonanie drobnych usług – druk, kurier itp. Jeśli mamy podwykonawców, należy ich zazwyczaj wymienić pod koniec wniosku.

9. Załączniki

Przy różnych konkursach wymagane są różne załączniki. Występują one w różnych układach, choć pierwsze trzy właściwie zawsze są wymagane. Statut, sprawozdania merytoryczne i finansowe za ostatni rok (czyli ostatni skończony rok – składanie deklaracji przez organizacje odbywa się do końca marca następnego roku, więc w styczniu 2010 trzeba złożyć sprawozdanie za 2008 i często informacje o wydatkach w 2009; jeśli organizacja została założona w tym samym roku, co składany wniosek – nie składa sprawozdań lub przynajmniej finansowego), list intencyjny lub oświadczenie od partnera, jeśli takiego mamy, oświadczenie o uzyskanej dotychczas pomocy finansowej i rzeczowej, oświadczenie o nie zaleganiu z podatkami, oświadczenie o pomocy de minimis, oświadczenie o nie byciu dłużnikiem wobec donatora, oświadczenia o nie prowadzeniu działalności dla zysku, umowa najmu lokalu, gdzie organizacja jest zarejestrowana/ma biuro, rekomendacje – zazwyczaj nie są wymagane, ale jeśli można je dołączyć warto znaleźć istotnego partnera, znaczącą osobę, która napisze dla nas kilka zdań polecających.

Przed złożeniem wniosku wszystkie dokumenty muszą podpisać osoby, które zgodnie ze statutem reprezentują jednostkę. Większość dokumentów składa się w oryginałach lub w kopiach poświadczonych za zgodność z oryginałem.

Uwaga – często brak jednego podpisu dyskwalifikuje wniosek pod względem formalnym, co hamuje dalszą procedurę do ogłoszenia następnego konkursu!

10. Konkurs

Istnieją dwa podstawowe etapy oceny wniosków: ocena formalna i merytoryczna. Pierwszy ma za zadanie sprawdzić czy są wszystkie wymagane dokumenty, podpisy czy instytucja złożyła wniosek zgodnie z regulaminem itd. Drugi – to ocena specjalistów, którzy czytają wnioski i oceniają ich wartość społeczną oraz czy są dobrze, konkretnie sformułowane – czy cel wynika z założeń, czy realizacja ma coś wspólnego z celem itd.

Wyniki otrzymuje się zazwyczaj po każdym etapie. Jeśli konkurs jest obszerny, na wyniki można czekać kilka miesięcy. Trzeba mieć to na uwadze, planując projekt w czasie.

Po informacji o otrzymaniu dotacji, czeka się na ewentualne uwagi i potrzeby poprawienia pewnych drobnych elementów we wniosku. Po akceptacji oczekujemy na umowę, a następnie na pieniądze. Wszystko może trwać nawet pół roku.

11. O czym jeszcze warto wiedzieć

List intencyjny – bywa, że instytucje – fundacje, sponsorzy nie wymagają od razu wypełniania skomplikowanego wniosku, chcą jedynie krótki list intencyjny, który ma za zadanie przedstawić w skrócie nasz pomysł, zakreślić kwotę jaką potrzebujemy, tło pomysłu. Dzięki temu nie musimy zbierać wszystkich dokumentów i pisać wniosku, który może się okazać, że donatora w ogóle nie zainteresuje.

Bywa również tak, że sponsorzy biznesowi nie wymagają tak złożonej dokumentacji. Wymagają tylko najważniejszych informacji i mniejszej ilości załączników. Różnica jest w tym, że w przypadku urzędów miast, ministerstw itp. wydajemy publiczne pieniądze – nasze podatki lub podatki członków UE, a w przypadku sponsorów biznesowych kapitał firmy.

Warto czytać wymieniane w regulaminach konkursów ustawy – np. o pożytku publicznym, o prawie autorskim, o przetargach, o rachunkowości. Nieznajomość prawa nie zwalnia z jego przestrzegania.

Jedno jest pewne – dobry projekt zawsze się obroni. Po prostu trzeba być upartym.

Joanna Kozera

Artykuł pochodzi z publikacji ARAA wydanej w ramach projektu Akademia Rozwoju Animacyjnej Aktywności – ARAA 2013. Bezpłatną publikację można pobrać tutaj.

AKADEMIA ROZWOJU ANIMACYJNEJ AKTYWNOŚCI – ARAA 2013
Projekt realizowany przez Stowarzyszenie „Pracownia Etnograficzna” im. Witolda Dynowskiego.
Partnerem projektu jest Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej UW.
Patronat medialny nad projektem objął portal internetowy Platforma Kultury.
Honorowy patronat nad projektem objął Marszałek Woj. Mazowieckiego Pan Adam Struzik.
Projekt dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Projekt współfinansuje m.st. Warszawa.