Od pomysłu do projektu

Projekt to przedsięwzięcie, które jest nastawione na realizację określonego celu, ma charakter systemowy (czyli zakłada realizację powiązanych ze sobą działań), jest realizowane w określonym miejscu i w ustalonym czasie, jest skierowany do konkretnej grupy ludzi. Ważne jest również założenie, że „każdy projekt jest na swój sposób wyjątkowy i unikalny” i oznacza zarówno proces, czyli podejmowane działania, jak i rezultat.

Pracę projektem zaczynamy od określenia sytuacji, z którą poprzez projekt chcemy się zmierzyć. Określeniem sytuacji może być zdefiniowanie problemu, wskazanie braku czy nadmiaru, ale też, szczególnie w przypadku działań artystycznych, stworzenie nowej jakości – dzieła.

Kolejnym krokiem jest diagnoza sytuacji, ze szczególnym uwzględnieniem kontekstu lokalnego. Ma ona na celu nie tylko jakościowe i ilościowe zanalizowanie problemu, którym w ramach projektu będziemy się zajmować, ale także dookreślenie warunków, w jakich nasze działanie będzie realizowane.

Gdy znamy już uwarunkowania sytuacji, w jakiej będziemy działać, określamy cele projektu i rezultaty, które chcemy osiągnąć. Najłatwiej będzie to zrobić, odpowiadając na pytania:

• Po co będziemy realizować projekt?
• Jakie zmiany zajdą na skutek naszego działania?
• Z czym chcemy zakończyć? Co powstanie w ramach projektu? Z czym pozostaniemy po zakończeniu działania?

Niezbędne jest także wskazanie odbiorców naszego działania, czyli wskazanie wszystkich, którzy z naszego projektu będę korzystać.

Gdy już wiemy, dlaczego chcemy działać i co chcemy osiągnąć, możemy przejść do ustalania planu pracy, czyli określenia wszelkich niezbędnych działań, które musimy podjąć, aby zrealizować swoje założenia. Musimy nie tylko przygotować harmonogram, czyli oszacować czas realizacji poszczególnych prac, ale także wskazać potrzeby osobowe, bez których nie uda się ich wykonać, określić formy współpracy z potencjalnymi lub planowanymi partnerami, a także wybrać odpowiednie formy ewaluacji (która z założenia jest ciągłym procesem realizowanym przez cały czas realizacji projektu) i promocji, które będą adekwatne zarówno do podejmowanych przez nas działań, jak i do zakładanych rezultatów.

Do przygotowania funkcjonalnego harmonogramu możemy wykorzystać „Diagram Gantta” nazywany także „Harmonogram Adamieckiego”, który uwzględnia podział projektu na poszczególne zadania i pozwala na rozłożenie ich w czasie.

Tak wygląda przykładowy wykres, w którym:

• czerwone kreski określają istotne zadania, bez których realizacja projektu będzie niemożliwa;
• białe kreski wskazują zadania, których realizacja nie jest niezbędnym warunkiem powodzenia projektu;
• czarne kreski określają poszczególne etapy projektu;
• czarne romby wskazują tzw. „kamienie milowe”, czyli zakończenia poszczególnych etapów, które warunkują przejścia do kolejnych etapów.

Gdy znamy już wszystkie zadania, które trzeba będzie wykonać, możemy przejść do podziału zadań pomiędzy poszczególnych członków zespołu projektowego. Jest to niezbędne ponieważ pozwala rozłożyć odpowiedzialność za osiągnięcie rezultatów na kilka osób, a tym samym zdjąć wszystkie obowiązki z ramion jednej osoby.

Od harmonogramu jest już także niedaleka droga do pracy nad budżetem projektu. Aby móc oszacować koszt całego działania, musimy określić niezbędne do jego realizacji zasoby. Musimy wskazać wszystkie potrzeby materialne, osobowe, lokalowe, usługowe i sprzętowe. Następnie każdej tej potrzebie przypisujemy sprawdzoną i adekwatną wartość finansową. Suma wszystkich tych potrzeb da nam całościowy koszt naszego projektu.

Na etapie planowania może się okazać, że część materiałów, usług czy sprzętów będziemy mogli uzyskać bezpłatnie, a większość prac wykonają wolontariusze. Dzięki temu niezbędne do realizacji działania środki będę mniejsze, niż się początkowo spodziewaliśmy. Mimo to warto mieć świadomość zarówno skali działania, jak i nakładu pracy zarówno odpłatnej, jak i nieodpłatnej, niezbędnych do osiągnięcia zakładanych przez nas rezultatów.

Gdy już wiemy dokładnie, co chcemy zrobić i jesteśmy przekonani, że jest to rzeczywiście potrzebne, że nasze działania będą mieć odbiorców, że wszystko pójdzie tak, jak zakładamy i wiemy, ile będzie to kosztowało. Mamy też zespół ludzi chętnych do działania. W tym momencie pozostaje nam jedynie znaleźć i pozyskać środki na ten cel.

Anna Czyżewska

Artykuł pochodzi z publikacji ARAA wydanej w ramach projektu Akademia Rozwoju Animacyjnej Aktywności – ARAA 2013. Bezpłatną publikację można pobrać tutaj.

AKADEMIA ROZWOJU ANIMACYJNEJ AKTYWNOŚCI – ARAA 2013
Projekt realizowany przez Stowarzyszenie „Pracownia Etnograficzna” im. Witolda Dynowskiego.
Partnerem projektu jest Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej UW.
Patronat medialny nad projektem objął portal internetowy Platforma Kultury.
Honorowy patronat nad projektem objął Marszałek Woj. Mazowieckiego Pan Adam Struzik.
Projekt dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Projekt współfinansuje m.st. Warszawa.