Promocja i PR organizacji

Promocja i budowanie pozytywnego wizerunku organizacji to niełatwe zadanie i bardzo delikatna materia. Składają się na nie zarówno celowe, długotrwałe działania, identyfikacja wizualna, rodzaj realizowanych projektów, ale także to, jak o organizacji mówią jej członkowie i przyjaciele, co sobą reprezentują, jacy są i jakich mają znajomych. Te elementy sprawiają, że dana instytucja buduje wokół siebie pewien obraz, aurę, którą można opisać szeregiem konkretnych przymiotników, ale również zapachów i kolorów.

Całość zadania, jakim jest PR (w tym również promocja) można podzielić na kilka najważniejszych części.

Informacje podstawowe

Budując wizerunek organizacji, zastanawiamy się z kim, dla kogo i po co działamy. Zależnie od tego, jakie odpowiedzi padają na te pytania mogą powstać: nazwa, logo, identyfikacja wizualna – wizytówki, strona internetowa, papier firmowy, kolory i czcionki wybierane do poszczególnych elementów identyfikacji, hasło i inne. To oczywiste, że odpowiednie kolory, kształty i nazwy będą oddziaływać na różne grupy wiekowe i zainteresowań. Fundacja działająca na rzecz osób w podeszłym wieku, jeśli będzie miała obcobrzmiącą, trudną do wymówienia nazwę, to prawdopodobnie nie będzie zapamiętana przez potencjalnych beneficjentów, a stowarzyszenie działające na rzecz osób niewidomych mogłoby pomyśleć o wizytówkach tłoczonych alfabetem Braille’a.

Działanie

To najważniejszy element wizerunku, bo merytoryczny. Pisząc „działanie” – mam na myśli dobieranie odpowiednich projektów, które realizujemy, skierowanie wysiłków na jeden lub maksymalnie kilka obszarów, ścieżek, którymi będziemy się poruszać przez najbliższe kilka lat, zgodnie ze statutem. Warto spotkać się w gronie zarządu czy członków założycieli lub może wszystkich członków organizacji i wspólnie spisać potrzeby oraz pomysły. Wybrać kilka najważniejszych i te na później, odrzucić pomysły nierealne i te, które mają mało wspólnego z założonym działaniem organizacji. Z tego szybko ułoży się strategia organizacji – jaka ma być za pół roku, rok, 3 lata, do czego chcemy dążyć w dalszej perspektywie. W sferze działania zawsze najlepiej jest wtedy, kiedy wiadomo dokładnie, czego się chce i do czego się dąży. Konkret ma moc sprawczą i wpływa zbawiennie na członków i odbiorców działań danej instytucji, bo wszystko wydaje się wtedy prostsze, przejrzystsze i umożliwia wyobrażenie sobie efektów. Ważna jest osoba, która pamięta na co dzień o strategii, pilnuje jej i prowadzi organizację do celu.

Jeśli nasze działanie jest skuteczne, miarodajne i atrakcyjne dla otoczenia, organizacja bez dodatkowych działań promocyjnych szybko zbuduje wokół siebie pozytywną aurę, online casino dzięki której łatwiej będzie jej zbierać fundusze na działanie, pozyskiwać partnerów i docierać do odbiorców.

Wiarygodność

Gdy mamy już pewne efekty i osiągnęliśmy choćby najmniejszy sukces, organizacja zaczyna wzbudzać zaufanie zarówno wśród beneficjentów, jak i jej członków, którzy są pewniejsi siebie i czują się zmotywowani do dalszych działań. Warto być słownym, odpowiedzialnym, punktualnym, uczciwym, gdyż to buduje profesjonalny wizerunek, a na takim powinno nam zależeć.

Wiarygodność wzbudza również dobrze przemyślana strona wizualna naszej codziennej pracy: ładny papier firmowy, ładnie wydana publikacja, poprawnie napisany list czy mail, wygląd i umiejscowienie biura.

Poszerzanie kręgu

Poszerzanie kręgu czy też dobudowywanie wartości, to zastanawianie się z kim i z czym nam po drodze, a z kim nie. Kogo cenimy i z kim chcemy pracować, od kogo chcemy się uczyć i z jakim środowiskiem chcemy być kojarzeni. Pozycjonowanie – termin znany głównie w obszarze reklamy, może swobodnie zostać użyty również w naszym kontekście. W którym miejscu na mapie polskich organizacji jesteśmy – czy bliżej kultury, bliżej problemów społecznych, czy może sportu? Czy grupą docelową są dzieci w wieku 7-12 czy może gimnazjaliści z dużych miast?

Kiedy to już wiemy, możemy łatwiej zdecydować o tym, komu zaproponować patronat medialny naszego wydarzenia, komu zaproponować współpracę partnerską, kto ma nas reklamować.
A zatem w grę wchodzą: partnerzy – organizacje i instytucje współpracujące z nami, wspólnie dążące do celu, patroni medialni, którzy nas reklamują a także sponsorzy oraz mecenasi.

Pamiętajmy, by współpracowników dobierać sobie rozważnie. Czasem jeden błąd może spowodować konsekwencje, które trudno nam będzie odwrócić. Np. reklama imprezy w piśmie o poglądach lewicowych może skutkować tym, że nie dostaniemy więcej pieniędzy od fundacji o poglądach prawicowych itd.

I ważna informacja – najlepszym sposobem reklamy jest tzw. poczta pantoflowa. To udowodnione.

PR do wewnątrz

Większość omówionych wyżej zagadnień dotyczyła budowania wizerunku na zewnątrz, ale równie ważny lub może nawet ważniejszy jest wizerunek budowany wewnątrz samej organizacji. Budowanie pewnego etosu pracy i działania. Jest wiele rzeczy, które się tylko i wyłącznie czuje, odbiera pozazmysłowo. Tak bywa również z dostrzeganiem lub nie klimatu danej organizacji, wydarzenia itp. Ten klimat, który decyduje o tym, czy decydujemy się wybrać na dane wydarzenie, warsztaty, konkurs to zazwyczaj, moim zdaniem, czynnik decydujący.

Ten właśnie klimat pomaga budować sprawna i naturalna polityka organizacji – PR do wewnątrz, skierowana do członków, a nie przeciwko nim. Składa się na nią m.in. komunikacja pomiędzy zarządem a członkami oraz członkami między sobą, sposób podejmowania decyzji, podsumowywanie działań i sposób planowania nowych, pewne zwyczaje w grupie, poza tym polityka kadrowa – motywowanie i wspieranie członków. Wszystkie te działania powinny być realizowane metodą pozytywną. Polega ona na konstruktywnym wyciąganiu wniosków, unikaniu błędów, bazowaniu na dobrych przykładach i ciągłym motywowaniu się w grupie, nie poddawaniu się, nagrodach za dobrze wykonaną pracę. Jeśli każdy wie, po co tu przyszedł, wspólne motywowanie się nie będzie trudnym zadaniem. Pozytywna grupa sama szybko wyeliminuje „marudy”, a wtedy każdą porażkę można obrócić w zalążek kolejnego sukcesu.

Istotna jest zawsze postawa lidera, szefa, prezesa. To on, jeśli ma charyzmę (a skoro został szefem to zapewne ma), potrafi wypracować w grupie pewien sposób myślenia, przyjmowania sukcesów i porażek, wyciągania konsekwencji. Jeśli grupa pójdzie za nim, jej poszczególni członkowie będą mówić pozytywnie o organizacji na zewnątrz, będąc żywym przykładem i dowodem, że „tam się dobrze dzieje”.

Podsumowanie

Najważniejsze rzeczy to: lider, konkret w każdym zakresie, motywacja i chęć do działania oraz metoda pozytywna.

Nie pracujmy, jeśli nam się czegoś nie chce, nie pracujmy z ludźmi, z którymi źle nam się pracuje i bądźmy profesjonalni. Dobrze zarządzana organizacja sama się reklamuje.

Joanna Kozera

Artykuł pochodzi z publikacji ARAA wydanej w ramach projektu Akademia Rozwoju Animacyjnej Aktywności – ARAA 2013. Bezpłatną publikację można pobrać tutaj.

AKADEMIA ROZWOJU ANIMACYJNEJ AKTYWNOŚCI – ARAA 2013
Projekt realizowany przez Stowarzyszenie „Pracownia Etnograficzna” im. Witolda Dynowskiego.
Partnerem projektu jest Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej UW.
Patronat medialny nad projektem objął portal internetowy Platforma Kultury.
Honorowy patronat nad projektem objął Marszałek Woj. Mazowieckiego Pan Adam Struzik.
Projekt dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Projekt współfinansuje m.st. Warszawa.